Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка представляет собой документ, содержащий всю информацию о сферах деятельности гражданина. Поступая на работу, его предоставляют в первую очередь. Для оформлении пенсии он также играет немаловажную роль.

Законодательная база вопроса

Предоставление, заполнение и хранение трудовых книжек регулируется законодательно-правовыми актами:

  • В законе описаны правила, согласно которым сотрудники кадрового отдела предприятий должны вести и заполнять книжки. Постановление Правительства РФ № 225 описывает условия хранения документов, содержащих информацию о трудовой деятельности граждан;
  • Постановление Министерства труда РФ № 69 выносит требования, согласно которым документы должны быть заполнены;
  • Трудовой Кодекс также освещает вопрос трудовых книжек. Итак, за несоблюдение требований по ведению ТК, полагается ответственность. Об этом сказано в статьях: 66, 83, 192, 193;
  • Письмо Роструда № 656-6-0;
  • О последствиях несоблюдения законодательных норм в отношении заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, сказано также в статье 5.27 КоАП.

Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

Выдает трудовые книжки работодатель предприятия. Но, по закону, ему позволительно назначить ответственного сотрудника за выдачу, заполнение и хранение трудовых книжек.

Как быть сотруднику, которому нужно получить трудовую книжку на руки для предоставления в специальные органы, в том числе, в ПФР. Порядок действий таков: сотрудник обращается с просьбой выдать ему временно на руки трудовую книжку, работодатель дает распоряжение ответственному на предприятии за подобные действия, и выдается документ. В случае утери, ответственность ложится на уполномоченное лицо — работодателя или сотрудника отдела кадров.

Чем грозит нарушение правил хранения?

Предусмотрено наказание за нарушение правил хранения трудовых книжек, штрафы исчисляются в размере:

  • на сотрудника отдела кадров, нарушившего положения статей 192 и 193 ТК РФ, возлагается административный штраф размером от 1 до 5 тыс руб.;
  • ответственность руководителя регулируется кодексом об административных правонарушениях, где сказано о взыскании с руководителя штрафа в размере от 30 до 50 тыс руб. В отдельных случаях может быть приостановлена деятельность фирмы сроком на 3 месяца.

Выдавая документ на руки сотруднику, уполномоченное лицо получает расписку. Но, это не избавляет от ответственности в случае повреждения документа или его утери.
Чтобы избежать штрафа и ответственности в будущем из-за халатности сотрудника, следует выдавать тому заверенную у нотариуса копию книжки. Или же руководитель предоставляет в требуемые инстанции самостоятельно документ, без передоверия его трудящемуся.

Правила заполнения

В случае, если сотрудник проработал на предприятии более 5 дней, на него оформляется ТК. Принимая на работу сезонников или временных трудящихся, правила остаются теми же.

Итак, как правильно заполнить ТК, чтобы документ соответствовал изложенным в законодательстве требованиям.

Порядок заполнения трудовых книжек:

  • записи, которые вносятся, нумеруются сквозным типом;
  • информация вносится на государственном языке — русском. В случае, если присутствует гражданин другой страны, данные дублируются на государственном языке его страны;
  • исключаются сокращения;
  • день|месяц|год — такой формат даты;
  • в документе используются арабские цифры, к одиночным приписывается ноль;
  • руководитель организации должен заверить печатью запись;
  • не разрешается вносить запись цветом другим, кроме фиолетового, черного, синего.

Как правильно сделать запись?

Инструкция по заполнению трудовых книжек поясняет, как заполнить документ и как внести информацию о соискателе на каждый требуемый лист. Работодатель видит все данные с предыдущих мест работы, а также сам должен вносить поправки по мере достижения работником определенных заслуг на новом рабочем месте.

Информация указывается в следующих разделах:

  • титульный лист;
  • информация о трудовой деятельности гражданина;
  • достижения сотрудника, полученные награды — следующая страница, обязательная к заполнению;
  • восстановление в должности на предыдущих местах работы;
  • увольнение — его причины, дата, ссылка на статью ТК РФ;
  • информация о смерти сотрудника указывается также.

Каждый лист документа, который хранит информацию о трудовой деятельности сотрудника, должен быть заполнен согласно требованиям закона.

Титульный лист

Заполняется работодателем, который выдал рабочему книжку впервые. Содержит следующую информацию: 

  • Полное имя соискателя. Информация указывается полностью, без употребления сокращений и инициалов;
  • Дата рождения также пишется полностью;
  • Предоставляется информация об оконченном высшем образовании, в частности, сведения из диплома о высшем, среднем и др. виде образования;
  • Указывается полученная специальность при окончании высшего или среднего учебного заведения;
  • Проставляется дата внесения сведений — число и месяц, которые можно писать как цифрами, так и словами;
  • Подпись ответственного — руководитель предприятия или сотрудник отдела кадров;
  • Заверяются внесенные данные проставлением печати.

Скачать образец записи для титульного листа

Трудовая деятельность работника

На этом листе указывается информация о приеме на работу, переводе на другую должность или на другое предприятие, или увольнение. Структура записи следующая: 

  • графа №1 — порядковый номер записи;
  • дата внесения сведений;
  • непосредственно запись — информация о компании, должность сотрудника, структурное подразделение и др.;
  • сведения о документе, являющемся базой для принятия подобного решения, также вносятся.

Любые сведения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника, основываются на приказе, на котором проставляется печать компании и работодатель заверяет документ своей подписью.

Скачать образец записи

Достижения и награды

Следует раздел о достижениях и наградах, в котором указывается следующая информация:

  • поощрения за достижения;
  • какие новые звания были присвоены трудящемуся;
  • получал ли грамоты;
  • обладает ли нагрудными знаками и т.д.

Предоставление званий и достижений, описанных выше, указано в ТК РФ. Также в коллективном договоре, использующемся на предприятии, указываются действия, которые будут поощрены в случае их выполнения работниками.

Порядок заполнения страницы:

  • указывается порядковый номер и дата заполнения;
  • следует информация о предприятии, должность сотрудника и вид награждения;
  • сведения о приказе, на основе которого признаются заслуги сотрудника, указываются в следующем столбце.

Скачать образец

В этом разделе указывается информация о расторжении трудового договора, если это происходит, но дисциплинарные взыскания, которые были наложены на сотрудника, не указываются в этом разделе.

Увольнение

Если сотрудник был уволен не на законных основаниях, он подает исковое заявление в суд. В случае одобрения судом искового заявления, работодателя могут принудить взять сотрудника обратно в штат. В таком случае, запись о расторжении трудового договора аннулируется.

Образец записи о восстановлении в должности

Запись об увольнении должна совпадать с числом, указанным в приказе. Поэтому она вносится своевременно уполномоченным лицом. Игнорируя соблюдение этого требования, контролирующие органы могут наложить административный штраф на компанию, а также принудить выплатить сотруднику компенсацию.

По закону, в день увольнения вносятся следующие записи, которые помогут избежать последствий в виде штрафов и тому подобное:

  • указывается дата расторжения договора, обращается внимание, что день увольнения является последним рабочим днем;
  • почему происходит увольнение — пишутся ссылки на статьи ТК РФ, описываются произошедшие события, приведшие к увольнению по закону;
  • сведения о документе, на основании которого происходит увольнение, также вносятся.

Заверяется сделанная запись подписью работника и ответственного за ведение трудовых книжек на предприятии, проставляется печать.

Скачать образец записи

Смерть сотрудника

По закону, это причина для увольнения. Оформляя документы для передачи их родственникам, делается следующая запись — договор прекращается по независимым от воли сторон обстоятельствам, делается ссылка на статью 83 ТК РФ пункт 6.

По предъявленному свидетельству о смерти, указывается дата смерти погибшего. Поле, которое заполняет сотрудник при ознакомлении с записью, не заполняется никем, но остается пустым.

Скачать образец заполнения 

Переименование компании

Если компания, в которой трудится сотрудник, меняет название, запись об этом обязательно вносится в трудовую книжку трудящегося. Это поможет в будущем избежать проблем и недоразумений с Пенсионным Фондом, а также поможет избежать проблем при определении трудового стажа.

Две разные печати введут в заблуждение уполномоченные органы в будущем. Во избежание подобных проблем, делаются записи в графе 3 и 4. Указывается новое название, которое получила компания, дата, реквизиты приказа, на основании которого были внесены изменения в документ.

Скачать пример

Заполнение вкладыша

Как быть, если трудовая книжка закончилась? Стоит ли заводить новую? Делать это не обязательно, так как можно вставить вкладыш. По закону и правилу ведения и заполнения трудовых книжек, вкладыш необходимо вшить. Сведения о трудовой деятельности сотрудника вносятся далее по стандартному образцу.

Не существует законно установленных правил вшивания вкладыша. В большинстве случаев, делают четыре прокола и прикрепляют лист. Заверить указанные серию и номер вкладыша стоит печатью компании.

Скачать образец записи

Дубликат

Оформление и выдача дубликата трудовой книжки предусмотрены по закону. Ниже перечислены случаи, когда это может понадобиться:

  • при утере гражданином трудовой;
  • при повреждении документа, его износе, повреждении бумаги, которая содержит важные сведения;
  • гражданин желает изменить документ из-за записей, сделанных по требованию суда;
  • при чрезвычайном происшествии на предприятии, документ также подлежит замене, при этом копии могут получить все трудящиеся;

Сотрудник по кадрам располагает сроком в 15 дней после получения заявления от сотрудника на выдачу нового документа. Обязательно на титульном листе дубликата проставляется запись “Дубликат”.

Просмотреть пример записи при утере трудовой

Как делают записи ИП в трудовую книжку?

Статья 66 ТК РФ гласит о том, что трудовая книжка нужна трудящимся для учета их стажа и трудовой деятельности. Индивидуальный предприниматель не относится к работникам, запись самостоятельно не должен делать. Стаж ИП учитывается после постановки на учет в ФНС и начала отчисления средств в ПФР.

Но, ИП может иметь сотрудников, которые являются его рабочими. В таком случае он подчиняется правилам, описанным в ТК РФ, о ведении, хранении и заполнении трудовых книжек. Если ИП нарушает данное постановление и не вносит своевременные записи в ТК сотрудников, ему грозит ответственность в виде:

  • штрафа размером до 5 тыс руб;
  • остановкой деятельности предприятия сроком на 3 месяца.

Вносятся ли изменения при неправильно сделанной записи?

Каждый человек может ошибиться при внесении записи в ТК. Но, по закону, перечеркивания и помарки запрещены. Предусмотрен способ исправить помарки — признать запись недействительной.

Процесс аннулирования сделанной неправильно записи начинается с того, что в таблице Сведения о работе, записывается порядковый номер записи, проставляется дата внесения изменений и дается подробное описание информации, которая сопутствует признанию сделанной ранее записи не актуальной.

Далее следуют достоверные данные, которые вносятся на основании документа, позволяющего это сделать. Реквизиты приказа и другого правового документа вносятся здесь же.

Скачать пример аннулированной записи

Что поможет избежать ошибок при внесении записи в ТК?

Законодательством описаны правила ведения трудовых книжек. Соблюдая их, работодатель оберегает предприятие от лишних проверок, а работнику обеспечивает уверенность в правильности заполнения документа, хранящего информацию о его трудовой деятельности.

Внимательность при заполнении помогает не допустить следующих ошибок:

  • неправильные данные работника — его ФИО, информация об образовании и др.;
  • отсутствуют подписи сотрудника по кадрам и самого работника;
  • сведения заполнены, но не в нужном разделе.

Правильное заполнение документа поможет избежать конфликтов и разногласий между сторонами трудового процесса.

Образец приказа о назначении генерального директор... Прежде чем составить приказ о назначении генерального директора следует разузнать правила его написания. Также утверждая конкретное лицо на должность...
Кредит в Сбербанке для держателей зарплатных карт ... Любой банк предлагает наиболее выгодные условия сотрудничества для клиентов, которые получают заработную плату на карту этого банка и Сбербанк России...
Что такое соглашение о погашении задолженности? (с... Когда два участника сделки достигли определенной договоренности, они заключают соглашение о погашении задолженности. Для удобства составления документ...
Узнать задолженность по алиментам по фамилии онлай... Существует федеральный закон, по которому человек не может выезжать за границу, если он отклоняется от уплаты алиментов и его долг по этому составляе...

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *